Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Lakeuden Sateenkaari ry
Jokitie 512
62100 LAPUA
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Julla Laurila c/o
Lakeuden Sateenkaari ry
Jokitie 512
62100 LAPUA
julla@lakeudensateenkaari.fi
Rekisterin nimi
Lakeuden Sateenkaari ry:n jäsenrekisteri.
Rekisteröidyt
Varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet, kunniajäsenet, mahdolliset vapaaehtoiset.
Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa.
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät jäsenpalveluihin, jäsenviestintään, jäsenmaksun laskuttamiseen, yhdistyksen toimintaan liittyvään viestintään ja tiedottamiseen, varainhankintaan, vapaaehtoistoimintaan liittyvään viestintään ja tiedottamiseen, yhdistyksen toiminnan kehittämiseen ja hallinnoimiseen, tilastointiin ja analysointiin sekä sähköiseen suoramarkkinointiin (edellyttää erikseen pyydettävää suostumusta).
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä mahdollisesti hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
1. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a)
2. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b)
3. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisteriä pitävän yhdistyksen jäsen tai vapaaehtoistyöntekijä, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Käsiteltävät henkilötiedot – rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä:
Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika.
Yhteisön, yrityksen, em. yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus, henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa, nimet sekä yhteystiedot. Jäsenyystiedot (jäsenyyden laji, -kesto), tiedot osallistumisesta yhdistyksen tapahtumiin, koulutuksiin ym. tilaisuuksiin, mikäli ilmoittautuminen järjestetään tämän rekisterin avulla. Luottamustoimet yhdistyksessä, vapaaehtoisroolit, jäsenmaksu- ja laskutustiedot, mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot (kuten erityisruokavaliot tarjoilujen järjestämistä varten). Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Vajaavaltaisen kohdalla huoltaja antaa suostumuksensa tietojen tallentamiseen.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen jäsenyyssuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa jäsenyyssuhteen ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kymmenen vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn jäsenyyssuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja jäsenyyssuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita ja osallistujalistoja säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjen mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tarvittaessa tietojen luovutuksia voidaan kuitenkin tehdä rekisteröidyn suostumuksella.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävä tietokanta on tietokoneella, jolle on pääsy ainoastaan nimetyllä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokone on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Rekisterinpitäjä ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Tietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän tehtävään määräämä henkilö ja tarvittaessa hänen varahenkilönsä ja mahdollisesti tietojen säilytyksestä vastaava palveluntarjoaja. Voimme jossain vaiheessa ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
1. Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella
2. Oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.)
3. Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.)
4. Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.)
5. Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.)
6. Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.)
7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli tähän tietosuojaselosteeseen tulee muutoksia, laitamme muutokset näkyville tietosuojaselosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, tiedotamme niistä rekisteröidyille sähköpostitse.